Panduan Pelanggan HRDXBridge Connect v2.0.0

Alur data utama

1. 01Data perusahaan dan organisasi menjadi dasar seluruh modul.
2. 02Data karyawan dihubungkan dengan jabatan, grade, atasan, jadwal, dan kebijakan.
3. 03Presensi, cuti, izin, serta lembur menghasilkan data operasional.
4. 04Data yang telah disetujui menjadi input payroll.
5. 05Payroll yang telah dikunci dan disahkan diteruskan ke modul keuangan.
6. 06Jurnal, kas, bank, dan laporan keuangan diproses berdasarkan kewenangan.
7. 07Semua tindakan penting dicatat dalam audit trail dan correlation logs.

Prinsip pengoperasian

• •Satu sumber data: hindari memasukkan data yang sama di beberapa tempat.
• •Persetujuan berjenjang: transaksi sensitif harus melalui pihak yang berwenang.
• •Tidak boleh menyetujui transaksi sendiri: sistem mencegah self-approval.
• •Hak akses minimum: pengguna hanya menerima akses yang diperlukan.
• •Pemisahan tugas: pembuat, pemeriksa, penyetuju, dan pencatat keuangan dibedakan.

Tim penerapan pelanggan

• •Sponsor: direktur atau pimpinan yang menetapkan kebijakan dan prioritas.
• •Project owner: penanggung jawab penerapan dari sisi pelanggan.
• •HR lead: pemilik data SDM, kebijakan, dan alur operasional.
• •Finance lead: pemilik COA, jurnal, kas, dan rekonsiliasi.
• •IT lead: integrasi, perangkat, domain, keamanan, dan dukungan.
• •Key users: perwakilan pengguna yang menjalankan UAT.

Absensi & Waktu

Mengatur kebijakan presensi, mode, jadwal, catatan kehadiran, audit, laporan, dan lembur.

1. 01Tentukan zona waktu dan kalender kerja.
2. 02Buat kebijakan jam kerja dan shift.
3. 03Daftarkan karyawan ke pola kerja.
4. 04Lakukan simulasi sebelum penggunaan massal.
5. 05Periksa audit dan laporan pengecualian setiap hari.

API Presensi Mobile

Menyediakan endpoint integrasi perangkat atau aplikasi mobile untuk punch masuk dan keluar.

1. 01Buat kredensial integrasi khusus.
2. 02Batasi endpoint berdasarkan tenant dan perangkat.
3. 03Gunakan idempotency key agar punch tidak tercatat ganda.
4. 04Uji kondisi offline, sinkronisasi ulang, dan keterlambatan jaringan.
5. 05Pantau health endpoint dan correlation ID.

Employee Connect Mobile

Layanan mobile/PWA untuk presensi, identifikasi pengguna, undangan instalasi, dan layanan mandiri.

1. 01Kirim undangan instalasi kepada karyawan.
2. 02Pastikan identitas dan perusahaan yang tampil benar.
3. 03Ajarkan prosedur presensi dan pengajuan.
4. 04Sediakan proses pelaporan saat ponsel hilang atau berganti.

Cuti dan Izin

Pengajuan, saldo, alasan, lampiran, pemeriksaan, dan persetujuan cuti atau izin.

1. 01Masukkan jenis cuti dan aturan saldo.
2. 02Tentukan dokumen pendukung yang wajib.
3. 03Atur jalur persetujuan berdasarkan unit atau jabatan.
4. 04Uji pengurangan saldo dan pembatalan.

Persetujuan

Kotak kerja approver untuk menerima, menolak, mengembalikan, atau meneruskan permintaan.

1. 01Tetapkan SLA persetujuan.
2. 02Aktifkan pengganti approver saat pejabat tidak tersedia.
3. 03Larangan menyetujui permintaan sendiri harus tetap aktif.
4. 04Gunakan catatan keputusan yang jelas.

Persetujuan Direktur

Pusat keputusan untuk transaksi yang memerlukan otorisasi direktur.

Pengesahan Bulanan

Mengunci dan mengesahkan data periode sebelum dipakai payroll atau laporan.

Keamanan Direktur

Enrollment dan pengamanan akun pejabat pengesah, termasuk kontrol autentikasi.

Prosedur menjalankan payroll

1. 01Buka periode payroll dan pastikan tanggal cut-off benar.
2. 02Validasi data karyawan aktif, mutasi, terminasi, dan rekening.
3. 03Tarik data presensi, lembur, cuti, izin, serta komponen variabel.
4. 04Hitung payroll dalam mode draft.
5. 05Tinjau exception report, nilai negatif, lonjakan, dan data kosong.
6. 06Lakukan persetujuan berjenjang.
7. 07Kunci payroll setelah disahkan.
8. 08Terbitkan slip gaji dan batch integrasi ke keuangan.
9. 09Rekonsiliasi total payroll dengan jurnal dan pembayaran bank.

Penerapan integrasi payroll ke keuangan

1. 01Susun mapping setiap komponen payroll ke akun debit dan kredit.
2. 02Tentukan cost center, unit, proyek, atau lokasi bila digunakan.
3. 03Gunakan akun kewajiban untuk gaji, pajak, BPJS, dan potongan yang belum dibayar.
4. 04Uji satu periode dengan data terbatas.
5. 05Bandingkan total payroll, jurnal, daftar pembayaran, dan mutasi bank.
6. 06Aktifkan proses produksi hanya setelah selisih nol atau telah dijelaskan.

Tahap 1 — Inisiasi

• •Tetapkan sponsor, project owner, ruang lingkup, dan target go-live.
• •Pilih perusahaan, unit, dan modul yang masuk gelombang pertama.
• •Inventarisasi sistem lama dan sumber data.

Tahap 2 — Desain

• •Susun struktur organisasi dan data master.
• •Definisikan role, permission, matriks persetujuan, dan SoD.
• •Susun mapping payroll-keuangan dan kebutuhan integrasi.

Tahap 3 — Konfigurasi

• •Buat tenant dan perusahaan.
• •Konfigurasikan kebijakan, kalender, payroll, COA, serta pengguna.
• •Pasang atau siapkan Employee Connect dan API.

Tahap 4 — Migrasi data

• •Bersihkan data duplikat dan tidak lengkap.
• •Impor data dalam staging.
• •Lakukan rekonsiliasi jumlah, saldo, dan nilai.

Tahap 5 — Pengujian

• •Jalankan unit test, integration test, security test, dan UAT.
• •Uji skenario normal, koreksi, pembatalan, serta kegagalan jaringan.
• •Dokumentasikan temuan dan lakukan perbaikan.

Tahap 6 — Pilot

• •Gunakan satu unit atau kelompok karyawan terbatas.
• •Pantau error, SLA, pengalaman pengguna, dan hasil payroll.
• •Lakukan evaluasi sebelum perluasan.

Tahap 7 — Go-Live

• •Kunci perubahan sistem lama sesuai cutover plan.
• •Aktifkan tenant dan integrasi produksi.
• •Sediakan war room dan jalur eskalasi.

Tahap 8 — Stabilisasi

• •Pantau KPI, audit logs, exception, dan rekonsiliasi.
• •Tutup masalah prioritas tinggi.
• •Serahkan ke operasi rutin setelah kriteria stabil terpenuhi.

Karyawan melakukan presensi

1. 01Buka Employee Connect.
2. 02Pastikan identitas dan perusahaan benar.
3. 03Lakukan punch sesuai kebijakan.
4. 04Periksa status berhasil atau antrean offline.
5. 05Laporkan ketidaksesuaian melalui jalur koreksi.

Karyawan mengajukan cuti

1. 01Pilih jenis cuti dan tanggal.
2. 02Periksa saldo.
3. 03Isi alasan dan lampiran.
4. 04Kirim pengajuan.
5. 05Pantau status sampai keputusan.

Atasan menyetujui lembur

1. 01Buka menu Persetujuan.
2. 02Periksa kebutuhan, jam, dan bukti.
3. 03Pastikan tidak terjadi self-approval.
4. 04Setujui, tolak, atau kembalikan dengan alasan.
5. 05Pantau masuknya data ke payroll.

Payroll menjalankan periode

1. 01Validasi cut-off dan populasi.
2. 02Hitung draft.
3. 03Periksa exception.
4. 04Ajukan persetujuan.
5. 05Kunci, terbitkan slip, dan kirim ke keuangan.

Finance memproses hasil payroll

1. 01Terima batch payroll.
2. 02Periksa mapping akun.
3. 03Buat atau tinjau jurnal.
4. 04Setujui dan posting.
5. 05Rekonsiliasi dengan daftar pembayaran.

Checklist go-live

• •Data perusahaan, organisasi, jabatan, grade, dan karyawan telah direkonsiliasi.
• •Seluruh pengguna memakai akun pribadi dan role telah disetujui.
• •Matriks persetujuan dan pengganti approver telah diuji.
• •Presensi mobile, kondisi offline, dan idempotensi telah diuji.
• •Saldo cuti, izin, lembur, dan koreksi telah diverifikasi.
• •Perhitungan payroll telah dibandingkan dengan hasil yang disetujui.
• •Mapping COA dan jurnal payroll telah direkonsiliasi.
• •Pajak, BPJS, rekening, dan file pembayaran telah diperiksa.
• •Audit trail, correlation logs, alert, dan monitoring berjalan.
• •Backup, restore, rollback, serta prosedur insiden telah diuji.
• •UAT telah ditandatangani oleh HR, payroll, finance, IT, dan sponsor.
• •Rencana cutover dan komunikasi kepada karyawan telah disetujui.

Model dukungan operasional

• •Level 1: pertanyaan penggunaan, password, data dasar, dan panduan pengguna.
• •Level 2: konfigurasi HR, payroll, finance, permission, dan integrasi.
• •Level 3: bug aplikasi, database, keamanan, performa, dan perubahan source.